En tant qu’administrateur Worklife, vous serez en charge de la gestion de vos collaborateurs, de gérer les arrivées et les départs.
Plusieurs collaborateurs quittent vos effectifs ? Vous allez pouvoir suspendre leurs profils au sein de la plateforme afin d’arrêter l’attribution des avantages collaborateurs.
Comment suspendre un ou plusieurs collaborateurs?
1. Tout d’abord, téléchargez le template suivant ou utiliser le fichier mis à votre disposition à l'étape d'import de fichiers
Vous proposez à vos collaborateurs un avantage Mobilité, Services à la personne ou Indemnité Télétravail
2. Remplissez votre fichier et ajoutez une date dans le champ suspension_date
Ne mettez pas d’informations liées au bénéfice. Il faut laisser les champs ci-dessous vide.
- Care_start_date / home_office_start_date / mobility_start_date
- Care_company_particpation / home_office_company_particpation / mobility_company_particpation
- Care_max_funded_amount / home_office_max_funded_amount / mobility_max_funded_amount
- Care_funding_interval / home_office_funding_interval / mobility_funding_interval
3. Une fois votre fichier rempli, connectez-vous à l’interface administrateur (https://app.worklife.care/) à l’aide de vos identifiants habituels.
4. Dirigez-vous vers la section Mes collaborateurs, et appuyez sur Ajout de collaborateurs
5. Cliquez sur Importer un fichier et Cliquez sur Continuer
6. Vous allez ensuite voir la liste actualisée de vos collaborateurs avec les informations de votre fichier.
7. Cliquez sur Valider puis sur Terminer
8. Vous pouvez vérifier le status de votre collaborateur dans Mes collaborateurs
⚠️ La fonctionnalité de suspension s'applique qu’aux allocations qui ont été spécifiées avec une {suspension_date}. Si vous avez deux avantages, vous devez indiquer deux {suspension_date}.
Que se passe-t’il pour les fonctionnalités rattachées au profil de ce collaborateur?
1.Justificatifs : Que faire si ce collaborateur a des notes de frais récurrentes ?
Vous n’avez rien à faire, les notes de frais récurrentes sont automatiquement déclinées. Si votre collaborateur revenait, il devra soumettre à nouveau sa note de frais récurrentes au cas où celle-ci est toujours active (la date n’est pas dépassée).
2.Mon collaborateur a des dettes : Comment faire ?
Le montant des dettes de plus de 30jours dans le rapport d’usage.
3.Mon collaborateur a dépensé au prorata mensualisé plus que son allocation annuelle?
Le rapport d’usage du mois indiquera le solde tout compte. Il s’agit du montant à récupérer sur le bulletin de salaire si l'employé quitte l'entreprise ce mois-là - seulement si le solde est négatif et que l’allocation du bénéfice est annuelle.
4.Téléchargement de la base de collaborateurs : Est-ce que mon collaborateur apparaitra dans mon export ?
Non. Une fois suspendu, votre collaborateur n’apparaitra plus dans vos exports. Il continuera d’apparaître dans votre tableau Mes collaborateurs avec le statut Suspendu.
5.Cartes Worklife de mon collaborateur : Est-ce que mon collaborateur peut encore utiliser sa carte worklife?
Non. L'employé ne pourra pas utiliser sa carte, mais celle-ci restera active. Nous recommandons au collaborateur de bloquer sa carte avec l’application. Worklife désactive automatiquement la carte des employés suspendues après quelques mois.
Vous proposez à vos collaborateurs un avantage Titres-restaurant
L’avantage titres-restaurant fonctionne différemment des autres avantages.
Pour suspendre l’attribution des titres-restaurant à un collaborateur, il suffit de le supprimer de votre fichier d’import.
Dans ce cas, il ne sera pas créditer de titres-restaurant lors de votre prochaine commande. S’il reste des titres-restaurant sur la carte de votre collaborateur il pourra continuer de les utiliser même s’il ne fait plus partie de votre entreprise.
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Contactez l’équipe support à l’adresse e-mail suivante : support@worklife.io