Comment gérer les absences de plusieurs collaborateurs via un fichier?

En tant qu’administrateur Worklife, vous serez en charge de la gestion de vos collaborateurs, de gérer les arrivées et les départs et les pause suspensives.

Plusieurs collaborateurs sont en congé parental ou en congé maladie de longue durée ? La fonctionnalité de pause va vous permettre de suspendre un ou tous les avantages de ses salariés pendant une période déterminée.

⏰ Rappel : La réglementation prévoit un grand nombre de cas de suspension temporaire du contrat de travail imputable soit à :

• au salarié (congés payés, maternité, paternité, adoption, accident du travail, maladie, grève)
• l'employeur (en cas de licenciement, d'activité partielle, de fermeture temporaire de l'entreprise). 

Comment mettre en pause le compte d’un ou plusieurs collaborateurs?

1. Vous proposez à vos collaborateurs un avantage Mobilité, Services à la personne ou Indemnité Télétravail

1. Remplissez votre fichier et ajoutez une date dans le champs benefit_pause_start_date et benefit_pause_end_date
   
   

   La fonctionnalité pause ne s'applique s'applique aux allocations qui ont été spécifiées avec une {benefit}_pause_start_date et une {benefit}_pause_end_date.
   
   Si vous avez 2 avantages : vous devez indiquer 2 {benefit}_pause_start_date et 2 {benefit}_pause_end_date.
   
   

2. Une fois votre fichier rempli, connectez-vous à l’interface administrateur (https://app.worklife.care/) à l’aide de vos identifiants habituels.

3. Dirigez-vous vers la section Mes collaborateurs, et appuyez sur Ajouter des collaborateurs

4. Cliquez sur Importer un fichier et Cliquez sur Continuer

5. Vous allez ensuite voir la liste actualisée de vos collaborateurs avec les informations de votre fichier.

6. Cliquez sur Valider puis sur Terminer

7. Vous pouvez vérifier le statut de votre collaborateur dans Mes collaborateurs

Que se passe-t-il pour les fonctionnalités rattachées au profil de ce collaborateur?

1. Est-ce que mon collaborateur peut encore utiliser sa carte Worklife ?

   L'employé ne pourra pas utiliser sa carte, mais celle-ci reste active. Les transactions sont refusées avec error_code_not_allowed.

2. Que faire si ce collaborateur a des notes de frais récurrentes ?

   Vous n’avez rien à faire, les notes de frais récurrentes sont automatiquement déclinées. Si votre collaborateur revenait, il devra soumettre à nouveau sa note de frais récurrentes au cas où celle-ci est toujours active (la date n’est pas dépassée).

3. Est-ce que mon collaborateur apparaitra dans mon export ?

   Oui, Une fois en pause, votre collaborateur continuera d’apparaître dans vos exports. L'employé reste actif dans notre base de données.

2. Vous proposez à vos collaborateurs un avantage Titres-restaurant

L’avantage titres-restaurant fonctionne différemment des autres avantages. Pour mettre en pause l’attribution des titres-restaurant à un collaborateur, il suffit de le supprimer de votre fichier d’import.

Dans ce cas, il ne sera pas crédité de titres-restaurant lors de votre prochaine commande mais pourra continuer à utiliser sa carte tant qu’il aura de l’argent dessus.

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